Politica de confidențialitate

1.1. Operatorul Platformei VamaFlow și al site-ului vamaflow.ro este 8BYTES DIGITAL VENTURES S.R.L., cu sediul în Municipiul Constanța, județul Constanța, Strada Cuza Vodă, nr. 21, înregistrată la Oficiul Registrului Comerțului sub nr. J2024000560137 (EUID: ROONRC.J2024000560137), având CUI 49612762, denumită în continuare „8BYTES”, „noi” sau „Operatorul”.

1.2. Pentru întrebări privind protecția datelor, ne puteți contacta la sebastian@8bytes.io sau la adresa poștală Municipiul Constanța, județul Constanța, Strada Cuza Vodă, nr. 21.

1.3. Responsabilul cu protecția datelor (DPO) desemnat de 8BYTES este Av. Emil-Mihail Tatu, care poate fi contactat la: Strada Salcâmilor nr. 17, etaj 1, Constanța, județul Constanța, 900590, telefon +40 722 556 897, e-mail emiltatu@gmail.com.

2.1. Această politică se aplică vizitatorilor site-ului public, persoanelor care ne contactează, reprezentanților contractuali ai clienților noștri și utilizatorilor Platformei.

2.2. Pentru datele personale conținute în Dosare, documente comerciale, declarații, fișiere, nomenclatoare și alte Date ale Clientului încărcate în Platformă, firma de comisionariat vamal care utilizează VamaFlow este, de regulă, operatorul datelor, iar 8BYTES acționează ca persoană împuternicită, în condițiile DPA-ului încheiat cu respectivul client.

3.1. Prelucrăm datele reprezentanților și persoanelor de contact ale clienților noștri, inclusiv nume, funcție, e-mail profesional, telefon, date contractuale, date de facturare și comunicări comerciale.

3.2. Prelucrăm date din formularul public de contact, inclusiv nume, denumirea firmei, adresă de e-mail, telefon, dacă este furnizat, conținutul mesajului și amprenta criptografică a adresei IP utilizată pentru prevenirea abuzului.

3.3. Prelucrăm date tehnice de securitate necesare pentru protejarea Platformei, inclusiv date privind autentificările, sesiunile, tipul dispozitivului, user-agent-ul, hash-ul IP, datele și orele de acces, încercările eșuate de autentificare, motivele închiderii sesiunii și suspiciunile tehnice privind partajarea unui cont.

3.4. Prelucrăm datele necesare pentru gestionarea solicitărilor de suport, prevenirea fraudelor, apărarea drepturilor noastre și îndeplinirea obligațiilor legale proprii.

4.1. În cadrul furnizării Platformei, putem prelucra în numele Clientului datele de cont ale Utilizatorilor autorizați, datele din Dosare, documentele încărcate, fișierele generate, conversațiile cu AVA, datele din jurnalul de audit și alte Date ale Clientului.

4.2. Datele prelucrate pot include, incidental, date personale ale persoanelor de contact, semnatarilor, reprezentanților, șoferilor, angajaților, colaboratorilor, partenerilor comerciali sau altor persoane menționate în documentele comerciale.

4.3. Dacă aveți întrebări despre prelucrarea datelor conținute într-un Dosar ori document comercial, vă rugăm să contactați mai întâi firma de comisionariat vamal care a încărcat documentul în Platformă.

5.1. Prelucrăm date pentru executarea contractului cu clientul, administrarea accesului, furnizarea suportului, facturare și comunicări operaționale.

5.2. Prelucrăm date pentru respectarea obligațiilor legale care ne revin.

5.3. Prelucrăm anumite date tehnice și de securitate în baza interesului nostru legitim de a proteja Platforma, infrastructura, conturile, datele clienților, drepturile de proprietate intelectuală și de a preveni fraudele și utilizările neautorizate.

5.4. Prelucrăm datele transmise prin formularul de contact pentru a răspunde solicitărilor și, după caz, pentru efectuarea demersurilor necesare înainte de încheierea unui contract.

6.1. Dacă un client activează Funcționalitățile AI, anumite documente, fragmente de documente, întrebări, mesaje, transcrieri și rezultate pot fi transmise către furnizori externi de servicii AI pentru realizarea extracțiilor, traducerilor, conversațiilor și altor funcționalități solicitate.

6.2. Platforma este găzduită în Regatul Unit (Londra), în baza deciziei de adecvare a Comisiei Europene. Pentru funcționalitățile AI, datele pot fi transmise către furnizori din Statele Unite ale Americii (Anthropic, OpenAI), în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană. Lista actualizată a furnizorilor este disponibilă la cerere la sebastian@8bytes.io.

6.3. Funcționalitățile AI au rol asistiv. Rezultatele acestora trebuie verificate de utilizator și nu înlocuiesc consultanța juridică, fiscală, vamală sau profesională.

7.1. Platforma păstrează evenimente de audit și securitate pentru trasabilitate, protecția conturilor, prevenirea accesului neautorizat, investigarea incidentelor, respectarea licențelor și furnizarea suportului.

7.2. Jurnalul poate include acțiuni realizate în Platformă, identificarea utilizatorului, rolul, organizația, Dosarul afectat, tipul dispozitivului, momentele acțiunilor, diferențele rezultate din modificări și date tehnice aferente utilizării Funcționalităților AI.

7.3. Firma-client are obligația de a-și informa salariații și colaboratorii cu privire la jurnalizarea activităților efectuate prin Platformă, atunci când această obligație îi revine în calitate de angajator sau operator de date.

8.1. Mesajele transmise prin formularul de contact sunt păstrate pentru o perioadă de 24 de luni de la ultima corespondență, cu excepția situației în care este necesară păstrarea lor pentru apărarea unui drept sau îndeplinirea unei obligații legale.

8.2. Datele aferente relației contractuale și facturării se păstrează pe durata raportului contractual și ulterior, pe durata impusă de obligațiile legale aplicabile.

8.3. Evidențele tehnice privind sesiunile active sunt păstrate cel mult 30 de zile, potrivit configurației actuale a Platformei.

8.4. Datele prelucrate în numele unui Client se păstrează potrivit Contractului, DPA-ului, instrucțiunilor Clientului și obligațiilor legale aplicabile acestuia.

9.1. Datele pot fi accesate de personalul și colaboratorii autorizați ai 8BYTES, de clienții noștri, dacă sunt necesare pentru administrarea propriilor utilizatori, și de furnizorii noștri tehnici care prelucrează date în numele nostru.

9.2. Putem divulga date autorităților publice, instanțelor, avocaților, auditorilor ori altor destinatari, dacă divulgarea este obligatorie sau necesară pentru apărarea unui drept.

10.1. În condițiile și limitele legii, persoanele vizate pot solicita accesul la date, rectificarea, ștergerea, restricționarea prelucrării, opoziția, portabilitatea datelor și pot formula plângere la autoritatea competentă de supraveghere (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal, www.dataprotection.ro).

10.2. Cererile pot fi trimise la sebastian@8bytes.io.

10.3. Dacă 8BYTES prelucrează date în numele unui Client, cererea va fi redirecționată către Clientul relevant, în măsura permisă de lege și de DPA.

11.1. VamaFlow nu utilizează cookie-uri de marketing, publicitate, analiză comportamentală sau instrumente terțe de analytics.

11.2. Platforma poate utiliza exclusiv mecanisme tehnice strict necesare, inclusiv pentru menținerea sesiunii autentificate, memorarea opțiunii „ține-mă minte”, confirmarea autentificării în doi pași în sesiunea curentă, păstrarea limbii interfeței, preferințelor de afișare, identificatorului conversației active și istoricului local de căutare.

11.3. Utilizatorul poate șterge datele locale utilizând funcționalitatea disponibilă în Platformă ori funcțiile browserului.